17 consigli per non odiare le tue giornate al lavoro

Il blogger e imprenditore Thomas Oppong ci spiega cosa fare per rendere più produttive e piacevoli le nostre giornate di lavoro.

Lavorare non deve essere per forza qualcosa di orribile.

Per molte persone, parole come stressante, frenetica o persino caotica potrebbero ben descrivere la loro giornata tipica.

La buona notizia è che ogni giorno potete intraprendere delle semplici azioni per migliorare il modo in cui lavorate. In questo modo, non soltanto vi sentirete meglio, ma sarete anche in grado di concentrarvi sul vostro lavoro.

Invece di pensare a tutte le cose che oggi potrebbero andare male, concentratevi su tutto ciò che è in vostro potere per contribuire a una giornata significativa.

La mattina detterà il ritmo del resto della vostra giornata. Impegnatevi in una breve routine di allenamenti e migliorate con il tempo. Provate le app di esercizio, se per il momento non potete recarvi in palestra ogni mattina. Molte di queste contengono dozzine di esercizi e allenamenti di routine che potete personalizzare.

Il vostro telefono vi distrae più di quanto pensiate e influisce sulla vostra produttività. Le notifiche stimolano pensieri irrilevanti e possono distogliere l’attenzione dalle prestazioni anche se non si interagisce con il dispositivo.

Una persona media controlla le e-mail 77 volte al giorno, ne invia e riceve quotidianamente più di 122 e trascorre il 28% o più della sua settimana lavorativa a gestirne il flusso costante. Jocelyn K. Glei, autrice di Unsubscribe: How to kill email anxiety, avoid distractions, and get real work done, sostiene che sebbene controllare le e-mail durante il giorno possa farvi sentire produttivi, in realtà non è così.

In un’intervista con il Telegraph, Jocelyn ha dichiarato: “siate sintetici con le e-mail lavorative e se qualcosa non può essere risolto velocemente, proponete un incontro oppure presentatevi alla scrivania del vostro collega per confermare una strategia. Eviterete a voi stessi e agli altri quelle fastidiose conversazioni via e-mail che si trascinano per interi pomeriggi, interrompendo chiunque ne sia coinvolto”.

Molte persone tendono a controllare la loro casella di posta ogni 5-10 minuti. Tuttavia, se si sommano tutti i minuti richiesti per controllare continuamente la propria casella e poi rispondere, è semplice capire perché sia un tale spreco di tempo.

Resistete alla tirannia di ciò che è urgente. L’urgenza distrugge la produttività. La vostra capacità di distinguere tra incarichi importanti e incarichi urgenti ha molto a che vedere con il vostro successo.

Gli incarichi urgenti sono compiti che devono essere gestiti immediatamente. Quelli importanti sono elementi che contribuiscono alla vostra missione, ai valori e agli obiettivi a lungo termine.

La vostra capacità di distinguere tra incarichi importanti e incarichi urgenti ha molto a che vedere con il vostro successo.

Secondo la scienza, si è più produttivi di mattina. Sfruttate al massimo le ore di punta. Gestite i vostri incarichi più importanti durante la mattina, poiché questa detterà il ritmo al resto della vostra giornata.

Utilizzatela per portare a termine i vostri obiettivi e realizzare delle cose eccezionali. Se riuscirete a gestire la maggior parte delle vostre giornate, gli anni lo faranno automaticamente.

Se non riuscite a trovare un motivo per cui il vostro lavoro sia importante, la probabilità di non riuscire a portare a compimento degli incarichi fino alla settimana successiva sarà molto alta.

Secondo Charles Duhigg, autore di Smarter faster better, ricordare a noi stessi quanto le piccole azioni facciano parte di un obiettivo più grande renderebbe più semplice collegare i nostri sforzi ad aspirazioni più significative.

Molte persone di successo trascorrono le prime ore di ciascuna giornata in solitudine per riflettere, pensare, meditare, creare o leggere. Trovate qualcosa che vi motivi e che non vediate l’ora di fare ogni mattina.

La gestione del tempo inizia esattamente dal momento in cui vi alzate dal letto. Siete più attivi e produttivi di mattina, quindi è importante fare tutto il possibile perché le prime ore del giorno contino.

Se oggi volete svolgere un incarico al lavoro, segnatelo su carta. O ancora meglio, scrivetelo su un post-it e piazzatelo dove potete vederlo, per ricordarvene.

David Allen, autore di Detto, fatto!, consiglia di fare quello che definisce un “core dump”. Ciò implica annotare ogni incarico, attività e progetto di cui sia necessario occuparsi.

Il vostro tempo è il vostro bene più prezioso. Dategli valore. Imparate a dire di no e a concedervi più tempo per portare a termine cose che vi rendano più intelligenti, felici e migliori. Non fatevi carico di più di quello che riuscite a gestire.

Cercate di capire ogni giorno o settimana cosa sia importante per voi, insieme al “giorno perfetto”. Una volta compreso su cosa dovete concentrarvi per essere produttivi, dovrete imparare a dire di “no” agli elementi che non sono presenti sulla lista delle cose importanti e che ostacolano la vostra giornata perfetta. Dire di no è difficile, ma ripaga.

Iniziate la vostra giornata gestendo incarichi di alto valore che potete portare a termine durante la mattina.

Questo vi manterrà motivati per completare in tempo il compito successivo. Nel suo libro The one thing: The surprisingly simple truth behind extraordinary results, Gary Keller afferma: “Il successo richiede la singolarità dello scopo. Bisogna fare un ridotto numero di cose per ottenere più effetti, invece di farne di più con effetti indesiderati. In questo mondo, sono quelli che si concentrano su una cosa alla volta ad andare avanti”.

Date uno scopo alle vostre giornate determinando le tre MIT – Most important things (cose più importanti) – che potete portare a termine durante la vostra giornata, rendendole una priorità.

Le vostre MIT sono gli incarichi che più dovete o volete portare a termine in un determinato giorno. Dopo aver intrapreso ognuno dei compiti, dedicatevi esclusivamente a questo fino a che non è completo al 100%.

Non cambiate incarico nel frattempo. Quando fanno capolino delle distrazioni, appuntatevele per gestirle in seguito.

Altro elemento chiave: occupatevi delle vostre MIT come prima cosa durante la mattina.

Elencate su carta le vostre MIT. Eliminatele dalla lista nel momento in cui le portate a termine. Osservare i vostri progressi può rendervi più produttivi.

Charles Dickens disse una volta: “Non avrei mai potuto fare ciò che ho fatto senza un'abitudine di puntualità, ordine e diligenza e senza la determinazione di concentrarmi su una questione alla volta”.

Prendetevi del tempo per analizzare in che modo lavorate e quanto siano state produttive le vostre strategie nel corso della settimana. Potete fare di meglio in meno ore? Cosa non funziona e perché? Cosa state facendo di sbagliato?

Dedicatevi ulteriormente alle cose che funzionano e meno a quelle che rubano il vostro tempo. Premiatevi quando portate a termine un incarico come programmato.

Le riunioni possono essere fondamentali per discutere gli obiettivi e stabilire una visione anteriore. Ma se non controllate, possono diventare questioni pesanti, che divorano ore del vostro tempo (o, in casi estremi, persino giorni) senza che venga deciso nulla di importante.

Dai fogli sparsi ai libri che nemmeno leggete, il disordine può farvi perdere concentrazione e limitare la produttività. Dando una sistemata al vostro ambiente circostante potreste sentirvi più organizzati e maggiormente in grado di concentrarvi sui compiti da svolgere.

Diversi studi hanno rilevato che ascoltare musica può contribuire a ridurre la pressione sanguigna, diminuire lo stress e stimolare il buonumore. La giusta musica ha il potere di cambiare il vostro atteggiamento. Quindi, create una strepitosa playlist che vi faccia concentrare mentre state lavorando.

Se vi limiterete a non alzare troppo il volume (cosa negativa per il vostro udito), questo sarà un modo sicuro e salutare per rendere la vostra giornata ancora più piacevole.

Tutte le piccole faccende e le decisioni di cui dovete farvi carico ogni giorno quando lavorate vanno gradualmente riducendo le vostre risorse psicologiche. Prendersi una pausa (persino per 15 o 20 minuti) è un modo collaudato per mantenere alti i livelli di energia e concentrazione durante tutto il giorno.