“Non vi è nulla di meno produttivo del rendere più efficiente ciò che non dovrebbe essere svolto affatto.” – Peter Drucker
Si riesce a lavorare meglio quando si trovano e si mantengono le abitudini che fanno davvero al caso proprio. Non si possono adottare tutte le strategie volte alla produttività che si leggono in giro. Le persone più sfrenatamente produttive rimangono fedeli alle abitudini che garantiscono loro i migliori risultati, agendo con consapevolezza allo scopo di trarre il massimo da ogni minuto della loro giornata. Concentrandosi sulle cose giuste al momento giusto è possibile raggiungere eccellenti performance: ecco cinque modi per essere più produttivi ogni settimana.
1. Una giornata produttiva inizia da una mente concentrata
“Non ti serve una nuova strategia per il prossimo anno. Ti serve la dedizione” – Seth Godin.
Le distrazioni iniziano sotto forma pensieri. Non bisogna lasciare che la propria mente divaghi nei momenti cruciali, né essere disorganizzati quando occorre concentrazione sul lavoro. È molto difficile applicarsi ed essere produttivi quando si è continuamente distratti. Una mente organizzata può invece svolgere la maggior parte delle attività in breve tempo perché completamente assorbita dal processo.
Uno dei modi migliori per restare concentrati è trovare una posizione comoda alla propria scrivania ed evitare di muoversi o lasciarsi distrarre facilmente. Bisogna stare alla larga dalle distrazioni fisiche e focalizzare i propri pensieri sull’attività da svolgere: così facendo, in breve tempo le energie mentali verranno completamente incanalate nel lavoro sino al suo completamento.
Una mente disorganizzata, al contrario, sottrae la capacità di immergersi completamente nelle proprie attività per riuscire a svolgerle per tempo. Anche le scelte, le decisioni e la capacità creativa soffrono a causa di una mente divagante. È altrettanto facile distrarsi quando si affrontano compiti di una facilità estrema oppure estremamente complessi
2. Gestire il tempo per gestire la vita
“Quando saprai padroneggiare il tempo, capirai quant’è vero il fatto che la maggior parte delle persone sovrastima ciò che può fare in un anno e sottostima quel che può raggiungere in un decennio!” – Tony Robbins.
In media, ogni settimana, si dispone di 2.400 minuti tutti per sé. Il tempo è la risorsa più importante sul lavoro. E il tempo trascorso non può essere preteso indietro. Si può fare molto ogni settimana se si sa cosa si sta facendo in ogni momento.
Le persone ultra-produttive si concentrano sul riuscire a fare molto con ogni minuto a loro disposizione. Tutti i giorni occorre ripartire il proprio tempo fra ogni compito da svolgere. Ogni attività quotidiana deve essere fattibile, realistica e scandita. Il vincolo temporale spingerà a essere concentrati e più efficienti.
Non bisogna poi dimenticarsi di concedersi delle pause fra un’attività e l’altra per riposare la mente, ad esempio facendo una passeggiata, leggendo un libro o ascoltando un podcast. La cosa migliore è scegliere un’attività che liberi la mente e sia in linea con le proprie inclinazioni: il cervello ha bisogno di brevi pause per recuperare, per poi affrontare un altro lavoro.
3. Le attività settimanali devono contribuire al raggiungimento di un obiettivo superiore e più importante
Non confondete l’urgente con l’importante” – Preston Ni.
Bisogna riuscire a capire in che modo le attività quotidiane rappresentino i tasselli di obiettivi e aspirazioni superiori dal punti di vista lavorativo, così da restare motivati e completare ciò che si è iniziato ogni settimana. Se non si riesce a trovare un motivo per cui il proprio lavoro è importante, aumenta notevolmente la probabilità di lasciare attività in sospeso per la settimana successiva.
Secondo Charles Duhigg, autore di “Smarter Faster Better”, ricordare a sé stessi quanto una piccola azione sia parte di un obiettivo più grande rendere più semplice collegare i piccoli sforzi alle aspirazioni più significative.
Questa scoperta può rivelarsi utile per portare a termine anche i compiti quotidiani più noiosi, nella consapevolezza che ciò sia parte di qualcosa di superiore. Il proprio contributo può ad esempio aiutare l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi mensili o annuali.
4. Concentrarsi su QUELLA cosa che deve essere fatta in ogni giornata lavorativa
“Lavorare sulla cosa giusta probabilmente è più importante che lavorare sodo” – Caterina Fake.
Vi sono elevate probabilità che, pur avendo molto da fare ogni giorno, non si riesca a portare a termine il tutto. Bisognerebbe ritagliarsi i primi 30 minuti di ogni giornata per pianificare quello che deve essere svolto entro sera.
Qual è sul calendario l’attività particolarmente importante da fare oggi? È questa la prima cosa da capire alla mattina, per iniziare la giornata affrontando subito i compiti di maggior rilievo e ultimarli a breve. Così facendo si rimarrà motivati riuscendo a svolgere per tempo anche le successive attività. Lo stesso approccio potrà essere sfruttato per occuparsi dei lavori complessi l’indomani e per il resto della settimana.
È bene affrontare le attività più difficili nelle ore più produttive. La maggior parte delle persone riesce a fare molto prima di mezzogiorno. Occorre capire quali siano i momenti in cui si riesce a dare il meglio e concentrarsi per portare a termine le proprie attività in quel particolare lasso di tempo.
5. Mai svolgere più di un’attività contemporaneamente
“La semplicità si riduce a due soli passaggi: identificare l’essenziale ed eliminare il resto” – Leo Babauta.
Non bisogna mai lasciare delle cose in attesa per poi occuparsene dopo. Bisogna imparare a gestire una nuova attività alla volta per poi passare alla successiva. Quante volte capita di aprire la stessa e-mail solo per chiuderla e poi riaprirla in un secondo tempo? Meglio non tenere in sospeso un’e-mail o una telefonata di cui occuparsi più tardi.
Nel momento in cui viene richiesta la propria attenzione, se non si tratta di qualcosa presente nella propria lista quotidiana di cose da fare sarebbe meglio delegare oppure rispondere, se si tratta di una questione rapida. Qualora invece servissero più di cinque minuti, meglio riprogrammare l’attività per un altro momento o un altro giorno. Non bisogna lasciarsi distrarre quando si è nel pieno del processo produttivo.