Cinque comuni problemi di comunicazione (e come evitarli)

L'imprenditore e investitore John Rampton parla degli atteggiamenti e dei comportamenti che rendono la nostra comunicazione poco chiara e che rischiano di danneggiare le nostre relazioni con gli altri.

I fraintendimenti avvengono di frequente nella vita e nel lavoro, in parte perché la tecnologia ci consente di comunicare più velocemente, ma non necessariamente in maniera migliore. Sebbene alcune incomprensioni siano semplicemente fastidiose, altre possono creare conflitti o essere un’influenza disturbante nelle relazioni.

Basandomi sull’essere sia il mittente che il destinatario di figuracce comunicative non volute, ecco cinque motivi sul perché ritengo che queste si verifichino e cosa fare per prevenirle in futuro.

Scrivere o esprimere ciò che pensiamo può essere difficile, specialmente se stiamo tentando di fare più cose insieme quando invece non dovremmo.

Il mio team risente molto di questo nel momento in cui delego un compito e mi aspetto esattamente che sappiano cosa avviene nel mio cervello.

La soluzione è di lasciare che gli altri sappiano tutto ciò che state pensando, anche se non siete completamente chiari. L’idea è quella di trovare delle idee insieme, così da poter ottenere il miglior risultato possibile. Inoltre, mi piace esprimere le mie istruzioni e scriverne un riassunto, così che gli altri sappiano esattamente ciò che voglio. Nel corso degli anni questo mi ha aiutato a sembrare molto meno un idiota.

Nella mia prima partnership commerciale, comunicavo molte informazioni che includevano cose che non era necessario dire. Ciò ha causato non soltanto incomprensioni, ma ha inoltre posto fine al nostro accordo di lavoro.

Ho anche notato che ciò avviene con le persone creative che hanno la tendenza ad annebbiare la questione principale con numerose parole che complicano il loro messaggio.

Per padroneggiare l’arte raffinata dell’andare dritto al punto, mettete su carta ciò che volete dire, poi iniziate a fare una potatura finché non riuscite a creare un messaggio semplice senza perdere l’idea originale. Molto probabilmente non avrete bisogno di aggettivi o frasi esplicative per far capire cosa intendete.

Sebbene complicare troppo il vostro messaggio si traduca di rado in una comunicazione migliore, è importante ricordare che non avete alcun controllo su ciò che avviene al lato ricevente. Se questa persona è già di pessimo umore, potrebbe recepire qualcosa in un modo che non intendevate. Nonostante non possiate controllare la reazione del destinatario, potete fare uno sforzo per mettere da parte le emozioni durante il dialogo e mantenere un tono professionale in tutte le comunicazioni di tipo commerciale.

Ricordo sempre a me stesso: “È possibile dire qualsiasi cosa a chiunque, ma è il modo in cui la si dice a determinare una reazione positiva o di una negativa”.

Ero solito utilizzare una faccina sorridente per far capire alla persona dall’altra parte di essere grato per il suo messaggio. Tuttavia, quando inizio a vedere abbreviazioni o emoji con cui non ho familiarità, non so come interpretare ciò che l’altro sta dicendo e di certo non ho il tempo per andare a cercare le loro graziose faccine.

Un giorno, mi sono arrabbiato con una dipendente. Più tardi, quando pensavo che tutto si fosse risolto, mi ha mandato un messaggio con una serie di emoji di un bebè, un biberon, un ospedale e un fiocco rosa. Ho pensato: “Oh, quindi la mocciosetta mi sta dando del bebè! Dovrebbe saperlo che non è saggio dare del bebè al proprio capo!”.

In un’altra conversazione via telefono, qualcuno mi ha poi riferito che quell’impiegata era felice perché era appena venuta a sapere della nascita di mia figlia. Ma avevo perso le staffe e l’avevo quasi licenziata per via di un messaggio che lei intendeva essere di affetto.

Anche se siete esperti nell’utilizzo di emoji, non dovreste dare per scontato che tutti comprendano le intenzioni e il significato di acronimi e immagini. Attenetevi al linguaggio professionale e lasciate le abbreviazioni per i vostri migliori amici.

Ci sono volte in cui le persone non ascoltano davvero, perché pensano di sapere già cosa l’altro abbia da dire oppure perché sono impegnate nel preparare la loro risposta. Lo stesso vale quando supponete di sapere cosa voglia dire qualcuno nei suoi messaggi o e-mail senza leggerli realmente per avere un contesto. Potreste essere stanchi, emotivi o distratti oppure il messaggio potrebbe provenire da qualcuno al lavoro che non vi piace particolarmente.

Rallentate e leggete il messaggio più di una volta, mentre eliminate le vostre supposizioni. Concentratevi, riflettete e leggetelo ancora prima di trarre le vostre conclusioni. Se continuate a non siete sicuri, ponete delle domande per accertarvi di aver compreso il messaggio correttamente. Penso che le persone che possiedono questa abilità possano essere potenziali leader nella mia società.

Una comunicazione efficace richiede pratica. So di non averla ancora perfezionata. Cerco di prendere le distanze da un messaggio che mi ha fatto arrabbiare così da dare al mittente il beneficio del dubbio. E tengo questi motivi di incomprensione come promemoria per ricordarmi di fare più attenzione quando leggo, scrivo ed esprimo ciò che sto inviando o ricevendo.