Come unire multitasking e produttività

Un neuroscienziato illustra tre consigli su come essere svolgere più compiti in maniera più produttiva.

A prima vista Adam Gazzaley sembrerebbe l’ultima persona a poter affermare che la gente di oggi fa troppo multitasking. Neuroscienziato presso l’Università della California di San Francisco, Adam Gazzaley dirige un laboratorio d’eccellenza nel settore della neurodiagnostica, è impegnato in un progetto di ricerca con Mickey Hart dei Grateful Dead e studia videogiochi che stimolano le abilità cognitive. Eppure, nel suo nuovo libro, Gazzaley afferma proprio questo: i cervelli umani non sono progettati per gestire continuamente il multitasking sui dispositivi tecnologici, e il costante passaggio da un’attività all’altra che caratterizza l’odierna vita lavorativa ha conseguenze deleterie.

Il nuovo libro di Gazzaley, scritto a quattro mani con lo psicologo Larry D. Rosen della California State University di Dominguez Hills, è intitolato “The Distracted Mind: Ancient Brains in a High-Tech World” (“La mente distratta: Cervelli antichi in un mondo ipertecnologico”). Al suo interno gli autori descrivono dettagliatamente delle strategie che chiunque può adottare per mitigare gli effetti del multitasking e trovare il modo di conciliare le esigenze della vita da ufficio dei giorni nostri – ad esempio controllare di notte a casa propria l’e-mail di lavoro o lavorare a progetti che richiedono un grosso sforzo mentale in un open office rumoroso e caotico – con l’esigenza del cervello umano di focalizzarsi e concentrarsi.

Gazzaley offre un messaggio incoraggiante: esistono strategie che si possono adottare per restare più concentrati nel lavoro, senza essere condannati a una marea di notifiche push e catene infinite di e-mail.

Ecco alcuni dei migliori consigli di Gazzaley.

Gazzaley sostiene che è importante “capire che il nostro cervello ha delle limitazioni fondamentali” e che di conseguenza è necessario porre un freno al disordine della propria vita tecnologica. “Le aziende tecnologiche più innovative hanno creato dispositivi straordinariamente accessibili, che non solo vi consentono di raggiungerli ogniqualvolta lo desideriate, ma che possono anche raggiungere voi,” aggiunge.

Il neuro scienziato americano raccomanda di cessare il multitasking nel momento in cui ci si deve occupare di attività di basso profilo che richiedono un’attenzione minima, sono prive di un’importanza fondamentale e risultano noiose.

Per evitare di essere sopraffatti, Gazzaley consiglia di limitare le proprie attività sul web a una scheda del browser alla volta, di uscire dal proprio programma di posta elettronica quando si affronta un lavoro importante e di mettere il cellulare in modalità “aereo” nel momento in cui occorre la massima concentrazione.

Gazzaley raccomanda di concedersi dei break ritempranti quando ci si dedica ad attività impegnative, per questo motivo:

“È un po’ come fare un’attività sportiva di interval training. Una pausa non necessariamente significa controllare le e-mail, poiché al contrario dovrebbe essere un’attività che allontana dalla propria scrivania. Meglio invece prendere in considerazione un’attività fisica leggera, passare del tempo in mezzo alla natura o dedicarsi a percorsi come la meditazione e gli esercizi per l’autoconsapevolezza. Io faccio così per gestire la mia mente distratta.”

Gazzaley sottolinea inoltre che lunghi periodi di lavoro senza pause possono portare a menti distratte.

Se i colleghi di lavoro continuano a distrarvi quando invece avreste bisogno di concentrarvi, sostiene Gazzaley, è importante porre dei limiti alla vostra disponibilità (e indisponibilità) a essere contattati.

“Vivo a San Francisco e molti dei miei amici lavorano nell’industria tecnologica, perciò sono a conoscenza del valore delle interazioni personali,” spiega Gazzaley. “È un aspetto positivo potersi rivolgere a un collega per conversare. Ma nel momento in cui si ha un compito da portare a termine, diventa una distrazione che può far calare le performance.

Ecco perché dovete fissare dei paletti e fare qualcosa come collocare un cartello sulla vostra scrivania che dice: ‘Niente interruzioni. Punto’ oppure semplicemente dire ai vostri colleghi che siete chiusi dalle 11 alle 14,” afferma il ricercatore. Magari si possono anche indossare cuffie antirumore come chiaro segnale che si è off-limits per quanto riguarda le comunicazioni: una mossa ragionevole.

Alla fine tutto è riconducibile all’odierna cultura del lavoro. Sia nel suo libro che nelle interviste rilasciate, Gazzaley ha osservato che in molte attività lavorative oggi ci si aspetta che i dipendenti comunichino coi colleghi mentre sono in vacanza, a casa di notte o nei weekend. Ciò secondo lui contribuisce alle “aspettative di accessibilità e produttività 24 ore su 24, 7 giorni su 7.”

Ma il neuroscienziato aggiunge che è necessario prevedere del tempo-cuscinetto nella propria routine quotidiana, per recuperare e prendersi cura di sé, allo scopo di evitare stress e affaticamento. Qualora ciò non avvenisse, l’efficienza lavorativa calerà e il multitasking non avrà più alcun senso.