Spendere meno tempo sulle e-mail ha una serie di vantaggi in termini di salute e di produttività. Ecco alcune linee guida da seguire per risparmiare tempo ed energia.
Nessuna formula di chiusura
Cordialmente? Saluti? Grazie?
Nessuna di queste. Potete scrivere il vostro nome se pensate che resti troppo vuoto o che sia rude non scrivere nulla alla fine. Ma non dovrebbe e non lo sarebbe se fosse la norma.
Nessun saluto
Non perdete tempo a valutare se “Gentile”, “Ehi” oppure [nome della persona] sia appropriato. Andate direttamente al dunque. Scrivete il nome del destinatario, se proprio dovete. Tuttavia, molte persone sanno già il loro nome. Così come conoscono già il vostro.
I saluti e le chiusure sono reliquie delle lettere scritte a mano, che persistono solo per una questione di apparente formalità. Saltarle può sembrare rude o scortese. Ma è il contrario. Sono le e-mail lunghe e formali ad essere rudi.
I messaggi di testo e le piattaforme di chat come Gchat e Slack non richiedono tale formalità, quindi perché dovrebbe sembrare scortese evitarla nelle e-mail? Per quanto ne so, molte persone più che settantenni sono totalmente d’accordo con le e-mail più dirette, sono soltanto i più giovani che sono stati lenti ad adattarsi ed insistono a rendere ogni lettera una produzione in base alla quale verranno fortemente giudicati e, di conseguenza, si giudicheranno a vicenda.
La brevità indica rispetto: tre frasi o meno
Una e-mail è un’imposizione sul tempo di una persona. Scrivere a qualcuno è come dire: so che oggi hai una quantità di attenzione e di tempo limitata, così come nella vita, e me ne prenderò una parte.
La formalità inutile si limita a sprecare quel tempo ulteriormente. E fa perdere tempo a chi scrive, poiché si preoccupa di quanto esattamente debba essere formale.
Raramente una e-mail richiede più di tre frasi. Se ciò avviene, riflettete se chiamare o vedervi di persona. L’interazione sociale è salutare, mentre più tempo trascorso nella posta in arrivo non lo è poi molto.
Non lasciate che la posta in arrivo diventi una lista delle cose da fare
I nostri cervelli orientati verso la novità tendono a dare la priorità a qualsiasi e-mail sia nuova, non letta, in cima all’elenco. Anche se è una cosa quotidiana. Mentre lasciamo in sospeso conversazioni importanti (o altri compiti non relativi alle e-mail).
Ricordate sempre che novità non significa priorità.
Aspirare a una casella di posta in arrivo vuota, perfettamente ordinata, organizzata e contenuta è per molte persone un’idea ai limiti del mitologico. Il mondo sembra cospirare affinché ciò non accada. E diventarne ossessionati può diventare totalmente controproducente, se significa dare priorità a e-mail che non richiedono la vostra attenzione in quel momento.
Tuttavia, una casella di posta in arrivo vuota è assolutamente possibile se aggiungete le e-mail a una lista delle cose da fare, insieme a tutte le altre questioni terrene, a cui potete dare priorità a seconda di cosa sia realmente necessario portare a termine. Ciò che davvero vi aspettate da un dato giorno, settimana o vita.
Che raramente è dipendere dai capricci di una casella di posta.
Controllate solo due o tre volte al giorno
Se il vostro lavoro lo consente, ovviamente (e molti lo consentono, se insistete).
Ogni volta che controllate le e-mail, perdete altri 30 secondi aggiuntivi, necessari per riconcentrarvi su qualsiasi cosa stavate facendo prima.
Quando controllate, ignorate quella casella.
Le persone che potrebbero avere bisogno di voi più urgentemente sapranno di dovervi chiamare o scrivere un messaggio.
Non voglio sopravvalutare i potenziali vantaggi che si avrebbero se tutti spendessero meno tempo ed energie nelle e-mail, ma ciò avrebbe dei benefici sulla salute e sull’economia, che si ripercuoterebbero per sempre sulla società.