L'imprenditore, coach e scienziato James Clerk spiega come migliorare la nostra efficienza.
Nel 1918, Charles M. Schwab era uno degli uomini più ricchi del mondo.
Shwab fu il presidente della Bethlehem Steel Corporation, la più grande impresa di costruzione navale e il secondo maggiore produttore di acciaio americano di quel tempo. Una volta il famoso inventore Thomas Edison definì Schwab un “imbroglione professionista”. Era alla costante ricerca di un vantaggio sulla concorrenza.
Un giorno nel 1918, nella sua impresa di migliorare l’efficienza della sua squadra e di scoprire modi migliori per portare le cose a termine, Schwab organizzò un incontro con un autorevole consulente della produttività di nome Ivy Lee.
Lee fu un imprenditore di successo a tutti gli effetti e viene ricordato come pioniere nel settore delle relazioni pubbliche. A quanto si racconta, Schwab portò Lee nel suo ufficio e gli disse: “Mostrami un modo per portare più cose a termine”.
“Dammi 15 minuti con ognuno dei tuoi dirigenti”, gli rispose Lee.
“Quanto mi costerà?”, chiese Schwab.
“Niente”, rispose Lee. “A meno che non funzioni. Tra tre mesi puoi spedirmi un assegno con la cifra che ritieni giusta”.
Il metodo Ivy Lee
Durante i suoi 15 minuti con ciascun dirigente, Lee spiegò il suo metodo semplice per ottenere la massima produttività:
- Al termine di ogni giornata lavorativa, buttate su carta le sei cose più importanti che dovete portare a termine l’indomani. Non scrivete più di sei compiti.
- Elencate queste sei cose per ordine d’importanza.
- L’indomani, concentratevi soltanto sul primo compito. Lavorate finché non lo avete portato a termine, prima di passare al secondo.
- Gestite il resto della lista nello stesso modo. Alla fine della giornata, spostate qualsiasi incarico non concluso in una nuova lista di compiti per il giorno seguente.
- Ripetete questo procedimento ogni giornata lavorativa.
La strategia sembrava semplice, ma Schwab e la sua squadra di funzionari fecero una prova. Dopo tre mesi, Schwab era così felice dei progressi che aveva fatto la sua società che riconvocò Lee nel suo ufficio e gli firmò un assegno da 25.000 dollari. Un assegno da 25.000 dollari emesso nel 1918 è l’equivalente di uno da 400.000 nel 2015. Il metodo Ivy Lee di dare una priorità alla lista delle cose da fare sembra stupidamente semplice. Come ha potuto qualcosa di così semplice valere così tanto? Cosa lo rende così efficace?
La buona gestione delle priorità.
È abbastanza semplice da poter funzionare. La critica principale a metodi come questo è che siano troppo elementari. Non tengono conto di tutte le complessità e le sfumature della vita. Cosa succede se si verifica un’emergenza? Perché non usare l’ultima tecnologia a nostro pieno vantaggio? Nella mia esperienza, la complessità è spesso una debolezza, perché rende più difficile tornare in carreggiata. Sì, si presenteranno delle emergenze e delle distrazioni impreviste. Ignoratele il più possibile, affrontatele quando dovete e tornate alla vostra lista prioritaria il prima possibile. Utilizzate regole semplici per guidare comportamenti complessi.
Questo metodo obbliga a prendere delle decisioni difficili.
on credo ci sia qualcosa di magico riguardo al numero di Lee dei sei compiti importanti al giorno. Potevano anche essere semplicemente cinque. Tuttavia, ritengo che ci sia qualcosa di magico riguardo all’imporre dei limiti a se stessi. Penso che la cosa migliore da fare quando si hanno troppe idee (o quando si è sopraffatti da tutte le cose che devono essere portate a termine) sia quella di sfoltirle e recidere tutto ciò che non è assolutamente necessario. Le limitazioni possono far stare meglio. Il metodo di Lee è simile alla regola 25/5 di Warren Buffett, secondo cui bisogna concentrarsi solo su cinque compiti importanti e ignorare tutto il resto. In sostanza, se non ci si impegna in niente, si viene distratti da tutto.
Rimuove l’attrito dell’inizio.
Il più grande ostacolo per il compimento di molti compiti è l’iniziarli (alzarsi dal divano può essere difficile, ma una volta che si inizia a correre è molto più semplice finire l’allenamento). Il metodo di Lee costringe a decidere il proprio obiettivo la notte prima che si vada a lavoro. Questa strategia è stata incredibilmente utile per me: in quanto scrittore, potrei sprecare tre o quattro ore a discutere su cosa dovrei scrivere in un dato giorno. Tuttavia, se lo decido la notte prima, posso svegliarmi e iniziare a scrivere immediatamente. È semplice, ma funziona. In principio, iniziare è importante tanto quanto riuscire.
Richiede di concentrarsi su un singolo compito.
La società moderna ama il multi-tasking. Il mito del multi-tasking è che essere impegnati sia sinonimo di stare meglio. Ma non è così. Al contrario, avere poche priorità porta a lavorare meglio. Analizzate gli esperti di fama mondiale di qualsiasi settore – atleti, artisti, scienziati, insegnanti, AD – e scoprirete che una caratteristica accomuna tutti quanti: la concentrazione. La ragione è semplice. Non si può essere bravi in un compito se si suddivide costantemente il tempo in dieci modi diversi. La maestria richiede costanza e concentrazione.
La conclusione? Ogni giorno, fate la cosa più importante per prima. È l’unico trucco di cui avete bisogno.