Cosa fare e non fare quando si scrive una e-mail di lavoro

Da quando l'uso della posta elettronica è diventato comune nei primi anni '90, il mondo degli affari è cambiato.

Le email ora occupano una parte significativa della nostra giornata lavorativa. Secondo uno studio condotto da International Data Corporation (IDC) i lavoratori spendono il 28 per cento del loro settimana lavorativa nel leggere e rispondere alle e-mail.

E mentre cerchiamo di lavorare più velocemente e in modo più efficiente, non dobbiamo dimenticare le regole sociali che accompagnano qualsiasi forma di comunicazione. Ecco alcune delle cose da fare e non fare nelle e-mail formali.

La maggior parte di noi ha a che fare con centinaia di e-mail che intasano la nostra casella di posta elettronica ogni giorno, e più è chiaro l’oggetto della e-mail che state mandando, più è probabile che il vostro messaggio verrà letto. Per esempio, se si sta inviando una proposta a qualcuno, bisogna essere specifici e scrivere, "La proposta è in allegato."

Ogni e-mail dovrebbe includere una firma che indica al destinatario chi sei e come contattarti. Impostalo affinchè compaia automaticamente alla fine di ogni e-mail. Includici tutte le informazioni di contatto in modo che il destinatario non debba cercare altrove il tuo indirizzo, e-mail o numero di telefono.

L'utilizzo di "Hey", "Yo," o "Ehilà" non è professionale, non importa quanto bene si conosca il destinatario. Utilizzare "Salve" o "Ciao", piuttosto. Per essere più formale, usa "Caro (nome)." Usare il nome della persona nel saluto, ad esempio "Ciao Robert", è appropriato, ma ricordate di non abbreviare il nome di una persona a meno che ci abbia dato il permesso di farlo.

L’umorismo non rende bene via e-mail. Ciò che pensi possa essere divertente ha buone possibilità di essere male interpretato dalla controparte, o preso come sarcasmo, senza il tono vocale di accompagnamento e le espressioni facciali. E’ quindi meglio evitare l'umorismo nelle comunicazioni aziendali.

Non stupitevi se sarete giudicati dal modo in cui scrivete una e-mail. Ad esempio, se la vostra e-mail è disseminata di parole errate e di errori grammaticali, si può essere giudicati come sciatto, trascurato, o addirittura ignorante. Controlla l'ortografia, la grammatica e il messaggio prima di cliccare su "Invia".

Crea il messaggio come se fosse una nota a sé stante, anche se è in risposta ad una catena di e-mail. Riprendi il soggetto e qualsiasi riferimento a messaggi di posta elettronica precedenti, di ricerca o di conversazioni. Può essere frustrante e richiede tempo guardare indietro nella catena di messaggi per rispolverare il contesto. Il destinatario può avere centinaia di e-mail in arrivo ogni giorno e probabilmente non si ricorderà la catena di eventi che hanno portato alla tua e-mail.

Dai una risposta tempestiva ed educata ad ogni e-mail legittime indirizzata a te. Anche se non disponi di una risposta in questo momento, spendi un secondo del tuo tempo per dare una risposta avvisando il mittente che hai ricevuto la sua e-mail.

Non inviare una mail con tono arrabbiato, e non dare una risposta troppo sbrigativa. Rifletti un po’ prima di mandare quel messaggio. Se ti senti arrabbiato, metti il messaggio nella cartella "bozze", e rivedilo di nuovo più tardi, quando sarai più calmo e avrai il tempo di formulare una risposta adeguata.

E' fin troppo facile condividere messaggi di posta elettronica, anche involontariamente. Se devi condividere informazioni altamente personali o riservate, fallo di persona o per telefono. Chiedi il permesso prima di pubblicare materiale sensibile sia nel corpo della e-mail sia in un allegato.

I punti esclamativi e altre indicazioni dello stato d’animo, come le emoticon, le abbreviazioni, i vari LOL, l'uso dei caratteri maiuscoli (CAPS LOCK) e cosi via non sono molto adatti nelle comunicazioni commerciali. Evitateli se non conoscete il destinatario molto bene. Ed è 'anche poco professionale utilizzare una serie di punti esclamativi come questi !!!!!. Se farete un po’ di pratica per mantenere i vostri messaggi di posta elettronica su un tono professionale otterrete una reputazione migliore e apparirete come una persone educata e ben organizzata.