Come rimanere produttivi tutto il giorno tutti i giorni della tua vita? Questa è la domanda che ha fatto uno degli utenti del popolare sito Quora. Questo è quello che ha detto Pedram Keyani, direttore tecnico di Uber.
Una giornata produttiva comincia col distinguere in maniera generale gli obiettivi importanti che vogliamo ottenere e gli ostacoli che incontreremo nel cammino. Questo processo non inizia il giorno stesso, bensì giorni, settimane e mesi prima, anticipando bene un paio di mosse.
1. Scomporre gli obiettivi
Quali sono gli obiettivi importanti che vogliamo ottenere? Questo può sembrare semplice ma non è sempre facile distinguere gli obiettivi chiaramente. Una volta indicati i 3-4 obiettivi principali, questi andranno a loro volta suddivisi in sottocategorie, compiti e progetti che verranno poi eseguiti.
2. Conoscere le priorità
A mano a mano che il tempo avanza aumentano le priorità all'interno dei suoi compiti e progetti. Dovresti tenere una lista di cose che sono importanti ed urgenti (priorità in rosso), e cose che sono importanti ma non urgenti. Idealmente non dovresti avere troppe priorità in rosso (anche se tendono ad aggiungersene sempre) di modo che ti possa organizzare di modo da ridurle con l'avanzare del tempo. Il mio obiettivo è quello di diventare così bravo in questo da eseguire per la maggior parte del tempo un lavoro preventivo piuttosto che reattivo.
3. Identificare gli ostacoli
Ogni obiettivo comporta degli ostacoli associati ad esso. Altrimenti sarebbe banale e non varrebbe la denominazione di obiettivo. Annotare gli ostacoli li trasforma da concetti vaghi e stressanti a sfide abbordabili.
4. Fai degli elenchi
La notte prima, pianifica una lista di cose da fare. Alla fine della giornata, guarda quanto è stato compiuto, e osserva anche quelle cose che la sera prima sembravano importanti ma si sono rilevate non esserlo il giorno dopo. Utilizza questo metodo per vedere con che efficienza pianifica in anticipo e cerca di migliorare nel tempo.
5. Fare meno e meglio
È facile finire per avere la sensazione di fare molto ma di non realizzare niente bene. Questo finisce spesso per creare più lavoro ed è un errore comune. Io a volte ho fatto lo sbaglio di sentirmi orgoglioso di quante cose riesco a gestire e fare simultaneamente. Non confondere moto con movimento.
6. Affrontare le distrazioni
Osserva bene ciò che ti distrae e sviluppa un sistema per affrontarlo. Queste distrazioni possono essere un collega rumoroso, uno spazio di lavoro disordinato, rumori di calpestio, ecc. A volte scordo di mangiare e quando mi calano gli zuccheri nel sangue perdo l'attezione e ci metto molto a realizzare anche i lavori più semplici. A volte sono in grado di rendermene conto in tempo e vado a farmi uno spuntino. Idealmente non bisognerebbe mangiare dolce o qualcosa di pesante perchè ti darebbe un picco di zuccheri con un conseguente calo brusco, ma a volte abbiamo tutto bisogno di cibi ghiotti.
Infine, essere produttivi ci porta a sapere cosa vogliamo ottenere, sapere in che ordine vanno fatte le cose ed impegnarsi ad ultimare il lavoro. Identificare e rimuovere le barriere che ti impediscono di progredire. Questi sono tutti semplici passi che richiedono molto lavoro per ottenere grandi risultati.