13 cose da fare prima di lasciare il proprio ufficio

Di solito sprechiamo gli utimi minuti del nostro lavoro guardando l’orologio o agendo distrattamente. Indubbiamente, affrontare bene questi ultimi istanti può regalarci grandi benefici; impara come gestire al meglio la fine della tua giornata lavorativa.

Forse tu sei tra coloro che passano gli ultimi 10 minuti al lavoro guardando con insistenza l'orologio, contando i secondi che ti separano dalla libertà. Oppure ti immergi nel tuo lavoro fino all'ultimo minuto, per poi arraffare le tue cose di corsa e andartene senza salutare i colleghi. Se uno di questi scenari ti è familiare, forse è tempo di riconsiderare la tua routine di fine giornata.

"Il modo in cui si finisce di lavorare è molto importante," dice Michael Kerr, relatore di affari di spicco internazionale e autore di "You Can't Be Serious! Putting Humor to Work", "perché può dettare l'umore per il resto della tua giornata, può avere un impatto sulle tue relazioni personali o sul tuo livello di felicità e su come dormirai quella notte e getterà le basi per l'umore del giorno successivo.

Lynn Taylor, un'esperta di relazioni sul posto di lavoro americana, e autrice di "Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job", dice che le persone più di successo in genere hanno una routine con la quale cercano di ridurre i compiti che li faranno procrastinare e impediranno loro di concentrarsi completamente sugli eventi, programmati o inaspettati, del mattino seguente.

I professionisti di successo tengono sempre d'occhio la loro, perennemente cangiante, lista di cose da fare, spiega Taylor. "Ma durante gli ultimi 10 minuti controllano anche il loro progresso finale rispetto agli obiettivi che si sono posti per quel giorno" dice. "Ricontrollano la loro lista quando le cose successe durante il giorno sono ancora fresche nella memoria, piuttosto che lasciare tutto di colpo e sperare di ricordarsi tutti i dettagli di quel giorno il mattino seguente.

Quando non si è organizzati i nostri progetti impiegano molto più tempo a completarsi. "Avere un desktop e una scrivania ordinati aiuterà a pensare più chiaramente e a fissare delle priorità in modo più efficace. Aiuterà anche a trovare più velocemente documenti importanti quando servono", dice Taylor. "Archivia i documenti digitali e quelli stampati per un accesso facile e maggiore efficienza per quando ti serviranno la prossima volta".

Taylor dice che oltre a concentrarsi su quello che bisogna ancora fare, è importante rivedere quello che abbiamo già fatto.

Kerr è d'accordo. "Concedersi almeno un minuto di tempo per rivedere ció che si è ottenuto ci dà la sensazione di aver raggiunto un traguardo e, specialmente alla fine di un giorno stancante e impegnativo, aiuta a renderci conto che abbiamo fatto di più di quello che può apparire a prima vista", dice. "Le ricerche sulla felicità indicano come attenersi a una semplice routine come questa e darsi il tempo di riflettere su ciò che abbiamo compiuto a fine giornata sia il modo migliore per aumentare il nostro livello di felicità.

Le persone di successo non si limitano a pensare ai progetti che hanno gestito durante il giorno, bensì cercano di analizzare quando e perché alcune cose sono andate bene e altre male.

"I professionisti esperti sanno che se non imparano, non crescono", dice Taylor.

La tua energia è ormai agli sgoccioli, ma i messaggi continuano ad arrivare: alcuni sono urgenti e altri no, ma arrivano tutti all'ultimo minuto.

"Questo è il momento in cui le tue capacità manageriali vengono messe alla prova", dice Taylor. "Le persone di successo sono capaci di valutare cosa richiede una risposta immediata e cosa invece può aspettare".

L’obiettivo è di posticipare le conversazioni delicate e che richiedono tempo fino a quando tu e il tuo collega siete al meglio, cioè al mattino. "Considera una risposta che suggerisca la possibilità di rimandare la discussione ad un momento specifico del giorno seguente", dice. "Altrimenti la faccenda potrebbe durare a lungo e protrarsi fino a dopo l'orario di lavoro, quando l'energia di entrambi è bassa e si è di fretta. Questo posticipo dà inoltre la possibilità di dormirci sopra e riflettere a fondo sulla questione".

"Questo è il classico momento in cui la tua mente può andare alla deriva", spiega Taylor. "In genere, alla fine di un giorno di lavoro non si è proprio brillanti".

Cerca di non lasciarti distrarre o coinvolgere in attività non strettamente lavorative alla fine della giornata.

Le persone di successo hanno una lista pronta per il mattino successivo e identificano gli obiettivi principali per il giorno seguente.

"Forse due o tre li hai già in mente, ma mettili per iscritto, in modo da avere una base su cui lavorare il mattino dopo", dice Taylor.

"Affidare a carta e penna più che puoi di quel che ti gira per la testa, permette di concentrarti sul resto della tua vita con la mente sgombra e di essere preparato e pronto per l’indomani", aggiunge Kerr.

Le persone di maggior successo considerano per qualche minuto quanta disponibilità possono dare tra un giorno e l’altro, e lo fanno sapere a chi può averne bisogno.

"Ti oscuri completamente senza alcun contatto con il tuo ufficio via SMS, e-mail o telefono? Oppure fai qualche eccezione?" chiede Kerr.

"Questo cambia di giorno in giorno, e non c'è necessariamente una risposta giusta. La cosa più importante da chiedersi è "quale equilibrio contatto/accessibilità mi concederà un maggiore relax durante le mie ore di riposo?"

Non c'è modo peggiore di iniziare la tua giornata che arrivare in ufficio e scoprire di avere un appuntamento importante entro cinque minuti.

"Le persone di successo sono al corrente degli appuntamenti e dei piani per il giorno successivo e, cosa ancora più importante, sanno visualizzare gli avvenimenti della giornata" dice Kerr.

Questo ti permetterà di affrontare il giorno di lavoro successivo meglio preparato, più sicuro e meno stressato.

I posti di lavoro migliori sono basati sulla gratitudine e sul riconoscimento.

"Avere l'abitudine di ringraziare qualcuno alla fine della giornata di lavoro è un modo incredibilmente efficace per incrementare la propria felicità e concludere la giornata di lavoro, sia per noi che per gli altri, su una nota positiva", dice Kerr.

Un amichevole "arrivederci" è ampiamente sottovalutato e non richiede molto sforzo. "Serve a ricordare al tuo capo e al tuo team che sei un essere umano e non semplicemente un collega", dice Taylor.

Inoltre segnala ai tuoi collaboratori che tu, per oggi, hai finito di lavorare.

Prima di uscire, datti una spinta psicologica sorridendo, raccomanda Taylor.

"Ti preparerà a emanare vibrazioni positive quando saluti i tuoi colleghi".

I leader di successo lasciano una buona impressione a fine giornata perché questo è il ricordo che rimarrà di loro fino al giorno successivo.

Le persone di successo non cedono alla tentazione di trattenersi. Sanno quanto sia importante l'equilibrio vita-lavoro, perciò cercano di lasciare l'ufficio a un'ora decente.

"Trattenersi senza una vera ragione, limiterà il livello di energia e di successo quando se ne avrà bisogno l'indomani," spiega Taylor.