5 strategie per trasformare la procrastinazione in produttività

Buone notizie: procrastinare non è sempre negativo.

Hai un progetto importante in arrivo, ma invece di lavorarci, ti ritrovi a riorganizzare la tua libreria o guardare video su Youtube. Suona familiare, vero? Ecco una buona notizia: rimandare non è sempre negativo.

In molti casi, questo "tempo sprecato" può essere usato, in realtà, come metodo per aumentare la produttività.

Ora che porto avanti la mia società da oltre quattro anni, ho concluso che temporeggiare, a volte, è molto utile. Nella mia impresa, c'è un "muro del rimando" in cui ogni dipendente è incoraggiato a elencare i punti specifici che vogliono compiere il giorno successivo. Siccome questa tabella è visibile a tutti, funziona molto bene, fornendo sia la motivazione che l'impegno. Quando un punto è posto sul muro, l'attività o il progetto viene quasi sempre completato il giorno dopo. Inoltre, il più delle volte, i compiti sono eseguiti fin troppo bene.

Spesso è possibile imparare qualcosa dal tuo temporeggiare, quando ti prendi il tempo necessario per analizzarlo. Ecco cinque modi per utilizzare il tuo temporeggiare per aumentare la produttività.

Il rimandare a volte viene visto come un modo per perdere tempo. E se non lo fosse? Un saggio scritto da John Perry, professore alla Stanford, mostra come i rimandatari strutturati siano in realtà più produttivi. Secondo questo saggio, raramente i rimandatari non stanno facendo "niente". Tendono semplicemente a evitare il lavoro più importante, sostituendolo con qualcos'altro. Così in molti casi, stannno costruendo lo slancio necessario, affrontando prima i compiti più semplici. Potresti star pulendo, pagando le bollette, lavorando su un altro progetto, inviando email in ritardo, o fare qualcos'altro. Alla fine, finirai probabilmente per fare la cosa che ti toccava.

Fai una lista delle cose da fare e posiziona il compito più importante in alto. Se non te la senti di iniziare il compito importante in questo momento, lavora dal basso verso l'alto, concentrandoti sui compiti più facili. In questo modo il tuo temporeggiare è in realtà un modo per creare lo slancio necessario. Una volta che hai eliminato un paio di compiti, passa al compito principale.

Bill Gates disse una volta: "Io scelgo una persona pigra per fare un lavoro duro. Perché una persona pigra saprà trovare un modo semplice per farlo". A volte, abbiamo scartato del lavoro perché era troppo difficile. Puoi cambiare la situazione rendendo quel lavoro più facile. Inventa un nuovo approccio per eseguire ugualmente il lavoro e semplificarlo. Se non ne sei sicuro, chiedi a qualcun altro di darti un punto di vista esterno.

Invece che avere un attacco di ansia perché non hai completato il lavoro, puoi esserne consapevole. Ascolta il tuo bisogno di procrastinare. Che cosa sta cercando di dirti? Svolgere questo compito è una cattiva idea? C'è un modo diverso per realizzarlo? Esserne consapevole ti aiuterà a venirne fuori con delle soluzioni creative.

Se vuoi rimandare meglio, è necessario cambiare il modo in cui lo fai. Decidi in anticipo quanto durerà la tua pausa. Delle interruzioni ragionevoli e brevi aiuteranno la tua necessità di temporeggiare. Usa la tua pausa come un momento per ritrovare un po' di chiarezza mentale. Se sei stato nella stessa posizione per troppo tempo, alzarsi e fai una passeggiata. Scoprirai di sentirti meglio tornando di nuovo al lavoro. Non dimenticare di utilizzare un timer per mantenerti in carreggiata.

Per prendere delle pause intelligenti misura quanto tempo passi lavorando rispetto a quanto ne spendi temporeggiando. Puoi utilizzare un sito web come RescueTime, che funziona dietro le quinte osservando le abitudini di navigazione. Crea dei grafici su quanto tempo passi in modo produttivo e quanto ne spendi guardando video o navigando nei social media. È importante sapere dove temporeggi.

Sii onesto circa le tue abitudini e nel sapere esattamente dove va il tuo tempo.

Ricorda che, durante alcune ore della giornata, avrai più energia. Cerca gli eventuali schemi di temporeggiamento e fa pause quando sono necessarie per aumentare la produttività.

In alcuni casi, potresti star rimandando perché ti piace lavorare sotto pressione. Questo studio suggerisce che più un compito è complicato, più tempo si pensa di avere per farlo. Nella nostra mente pensiamo che dal momento che il compito richiede un sacco di tempo per essere completato, la data di scadenza sia più lontana di quello che è in realtà. Quando scocca l'ora, avvii la modalità panico e allora fai del tuo meglio per completarlo. Questo sembra essere particolarmente vero per le persone nel settore creativo. Le scadenze diventano uno strumento di motivazione che portano alla creatività.

Imposta una scadenza personale prima della scadenza effettiva. Poniti delle tappe intermedie sul progresso che dovresti raggiungere entro una data specifica. In questo modo, avrai ancora l'impeto della scadenza senza, in realtà, mancarla. Considera scrivere o chiamare un amico per aiutarti a mantenerti diligente.

Rimandare può effettivamente aiutare a prendere decisioni migliori. Frank Partnoy, l'autore di Wait: The Art and Science of Delay (Aspetta: l'arte e la scienza del ritardo), afferma che di fronte ad una decisione, dobbiamo valutare quanto tempo abbiamo per prenderla e poi aspettare fino all'ultimo momento possibile per farlo.

Piano d'azione: soppesa i pro ei contro di una decisione che devi prendere. Anche dopo questo passaggio, ti potrebbe essere necessario un certo tempo per sentirti bene con la decisione. Utilizza una scadenza, come indicato nel punto quattro, in modo da poter rimanere sull'obiettivo.

Devi distinguere la differenza tra prendere una pausa che ti ricarica, dandoti una nuova prospettiva, da una che ti farà deragliare completamente dai tuoi progressi. La consapevolezza di sé è la questione di fondo nel temporeggiare. Una volta che sei a conoscenza di (e sei intenzionato su) cosa stai facendo, scoprirai di poter terminare più lavoro. Utilizzare questo strumento di auto-consapevolezza per aiutarti a rimandare in modi che aumenteranno la tua produttività.