Come imparare ad amministrare il tempo e raggiungere gli obiettivi?
Può accadere di fare la maggior parte delle cose giuste per ottenere il meglio della propria settimana, ma i risultati del duro lavoro possono non essere troppo impressionanti. Forse sono la vostra attenzione e pianificazione ad aver bisogno di una messa a punto. O meglio ancora, è necessario costruire una migliore e più intelligente pianificazione per riuscire a fare più cose ogni giorno. Dopo tutto, un piano perfetto è una delle chiavi per essere produttivi. Sfruttate la vostra produttività con queste idee.
1. Dedicate del tempo ogni settimana per dare una priorità agli obiettivi principali per la settimana, il mese e trimestre successivi.
2. Usate dei promemoria che vi segnalino i compiti imminenti previsti per tutta la giornata.
3. Riducete la solita riunione di un'ora a soli 20 minuti e assicuratevi che chiunque richieda del tempo da voi sappia che ve ne andrete dopo poco.
4. Seguire severe routine quotidiane. La massima produttività non è questione di fortuna. Si tratta di devozione.
5. Rimanete stabili ogni momento. Se vi sentite sopraffatti (come accade più o meno a tutti), potrebbe non essere perché avete tanto da fare, ma piuttosto perché state tentando di fare troppe cose allo stesso tempo, dice Douglas Merrill, fondatore di ZestFinance.
6. Non badate alle e-mail. Probabilmente questo appare molto più facile di quello che è, dal momento che la maggior parte delle persone tendono a controllare la loro casella di posta ogni 5-10 minuti. Ma se si sommano tutti i minuti che ci vogliono per controllare continuamente la posta in arrivo e quindi rispondere, è facile capire perché è davvero una tale perdita di tempo.
7. Occupatevi di una faccenda una volta per tutte. Fatelo subito. Poi potrete togliervela dalla mente e concentrarvi completamente sulla questione successiva.
8. Scrivete una lista delle cose da non fare. Ogni persona produttiva scrive ossessivamente liste delle cose da fare. Ma quelli che lavorano a livello mondiale registrano anche quello che si impegnano a smettere di fare. Steve Jobs ha detto che ciò che ha reso Apple quello che è, non è stato tanto quello che hanno scelto di costruire, ma tutti i progetti che hanno scelto di ignorare.
9. Non dite di sì a ogni richiesta. Molti di noi hanno un profondo bisogno di piacere agli altri. Questo si traduce nel nostro dire continuamente di sì a tutto - il che equivale alla fine della vostra migliore produttività.
10. Vale la pena dire di no. Non siate sempre a disposizione di tutti. Niente interruzioni. Pura concentrazione. Massimi risultati.
11. Il multitasking non funziona. I ricercatori ritengono che il cervello umano ha solo una certa capacità di elaborazione - quindi, nel tentativo di svolgere diverse attività contemporaneamente, si crea un collo di bottiglia piuttosto che la massimizzazione dell'efficienza.
12. Mantenete snelle le riunioni. Le riunioni possono essere di vitale importanza per discutere obiettivi e stabilire una visione futura. Ma se lasciate incontrollate, diventano esagerate, divorando ore (o in casi estremi, anche giorni) del vostro tempo senza che nulla di importante venga deciso.
13. Utilizzate applicazioni di monitoraggio dei compiti come Todoist, Wunderlist o Asana per svolgere dei compiti generici durante il giorno, quando si hanno pochi minuti liberi.
14. La vostra priorità dovrebbe essere fare tutto ciò che si era messo nella lista delle cose da fare ogni giorno. Il vostro dogma dovrebbe essere mai procrastinare.
15. Portate con voi un programma e registrare tutti i vostri pensieri, le conversazioni e le attività per una settimana. Questo vi aiuterà a capire quanto si può fare nel corso di una giornata e come sono stati spesi i vostri momenti preziosi.
16. Fate fare ad altri tutto ciò in cui non siete in grado di essere il migliore del mondo. Concentratevi solo sulle attività all'interno del vostro ambito di eccellenza.
17. Per fare il miglior uso possibile del vostro tempo al lavoro, la vostra giornata dovrebbe essere costituita da una serie di obiettivi che hanno specifici obiettivi intermedi.
18. Usate il calendario come un diario in "tempo reale", registrando chi chiamate e ciò che fate nelle diverse fasce orarie nel corso della giornata. In tal modo sarà più facile ricordare in futuro.
19. Usate la tecnologia del vostro smartphone per dettare gli avvisi, gli eventi e le attività da fare man mano che vi vengono in mente nella giornata.
20. Se avete un progetto particolarmente imponente che vi sembra schiacciante, scomponetelo in blocchi più piccoli e più gestibili. Quindi, affrontateli uno alla volta. Tenete una lista e sentire il senso di realizzazione quando spunterete uno di quei compiti più piccoli.
21. Prendete i primi 30 minuti di ogni giorno, o anche meno, per pianificare la vostra giornata. Non iniziate la giornata finché non avrete completato la vostra pianificazione. Il momento più importante della giornata è il momento in cui si pianifica di programmare il tempo.
22. Seguite la regola 80/20. Lo sapevate che solo il 20 per cento di ciò che si fa ogni giorno produce l'80 per cento dei vostri risultati?
23. Impostate un intervallo di tempo e una scadenza per i progetti più importanti, e siate realistici circa la quantità di tempo che richiederanno.
24. Pianificate di trascorrere almeno il 50 per cento del vostro tempo in pensieri, attività e conversazioni che producano la maggior parte dei vostri risultati.
25. È importante organizzare la vostra giornata sulla base dei ritmi naturali del vostro corpo, dice Carson Tate, fondatore e managing partner dell'azienda di consulenza aziendale Working Simply. Occupatevi dei compiti complessi quando la vostra energia è al massimo livello.
26. Il cervello può anche imparare ed eseguire compiti complessi raggruppando insieme problematiche simili. Tate suggerisce di sfruttare questa capacità pianificando compiti simili in successione. Ad esempio, si possono fare tutte le chiamate una dopo l'altra, o scrivere ed inviare e-mail in una sola volta.
27. Una buona dose di aria fresca e luce del giorno, lontano dall'ambiente innaturale di un ufficio, fa bene all'anima. In particolare, se il vostro ambiente di ufficio è chiuso e buio ed ha l'aria condizionata.
28. È fondamentale fare pause e lasciar riposare il cervello. Fate una passeggiata o socializzate per un po' per rinfrescarvi prima di iniziare nuove attività. Tornerete riposati e pronti per lavorare con maggiore efficienza.