La procrastinazione dalla A alla Z

Da dove viene la procrastinazione e come evitarla.

Ti accade mai di procrastinare? Sai bene quello che dovresti fare, ma iniziare a farlo è dura?

Il procrastinare è uno dei problemi più comuni che incontro quando parlo di produttività. Iniziare un lavoro è spesso la parte più difficile e anche se si ha in mente un obiettivo preciso, fare il primo passo è dura.

In preparazione per questo post, mi sono documentato un po' sulle diverse teorie motivazionali per analizzare punto per punto il motivo per cui procrastiniamo. Così facendo, spero di poterti convincere che l'unica cosa che ti serve veramente per smettere di procrastinare, ed iniziare a eseguire, è avere un sistema di lavoro.

Questo post sta per diventare un po' secchione, quindi prenditi un caffè e cominciamo.

Questa piccola teoria che mi sono inventato si chiama "La formula esecutiva". È il nome più appropriato in quanto "eseguire" è l'esatto opposto di "procrastinare". Ecco come posso illustrare al meglio questa mia teoria:

Spiego meglio i vari stadi:

Prima di tutto, per poter eseguire in modo efficace e smettere di procrastinare, dobbiamo essere motivati (parlerò di questo ulteriormente più avanti). Questo significa che dobbiamo essere o tirati o spinti a fare qualcosa, per esempio dobbiamo fare qualcosa perché ne abbiamo bisogno (come pagare le bollette) oppure perché in effetti vogliamo farlo (come andare al cinema). Ma la motivazione da sola non è abbastanza. Ecco perché ci sono persone che sono motivate a fare qualcosa, ma fanno fatica ad iniziare: non hanno un sistema.

Se la motivazione è il PERCHÉ stai per far qualcosa, allora il sistema è il COME farai quella cosa.

Il sistema aiuta a creare un senso di disciplina. È anche importante per aiutarti a strutturare il tuo lavoro così che sai quando, dove e come svolgerai certi compiti.

Quando hai la motivazione di fare qualcosa e il sistema per eseguirla, eccoci arrivati al momento della "disciplina". Questo praticamente è il risultato dei due attributi precedenti. La disciplina è particolarmente importante per tirare la motivazione quando devi fare qualcosa che non vorresti necessariamente fare. Siccome non vogliamo davvero fare questa cosa, c'è bisogno di più disciplina di quando siamo motivati a fare qualcosa che vogliamo veramente fare (motivazione che spinge).

Infine, arriviamo all'"esecuzione". Se effettivamente sei motivato da solo e hai un sistema per fare il lavoro, la tua disciplina rinforzata ti aiuterà ad eseguire e ad iniziare a lavorare sul tuo compito in men che non si dica.

Allora, questo è un primo sguardo alla "formula esecutiva". Adesso andiamo ad approfondire sui vari componenti in modo di capire perché procrastiniamo e imparare cosa bisogna fare per eseguire in modo efficace.

La teoria della motivazione temporale può essere così definita:

"Introdotta nel 2006 in un articolo della Academy of Management Review, essa (la teoria della motivazione temporale) sintetizza in una singola formula gli aspetti primari di alcune delle maggiori teorie motivazionali, incluso la Teoria dell'Incentivo, la Teoria della Pulsione, la Teoria del Bisogno, l'Auto-efficacia e il Fissare Obiettivi".

La sua equazione ci appare così:

In altre parole, la Teoria della Motivazione Temporale combina insieme il meglio di altre teorie motivazionali in una teoria principale.

Analizziamo questa teoria nelle sue parti e definiamone ciascun componente:

Come esempio di base, diciamo che hai bisogno di fare la spesa perché sono le 4 del pomeriggio e non hai niente da mangiare per cena. Il tuo livello di aspettativa nel fare la spesa è probabilmente molto alto (credi di poter avere successo). Il valore che genera dall'andare al negozio è che avrai cibo da mangiare per la cena. L'impulsività è bassa perché procrastinare vuol dire che non avrai niente da mangiare più tardi. Allo stesso modo, il rinvio è molto basso perché la tua cena sarà fra poche ore e non hai molto tempo. Quindi la tua motivazione di andare a fare la spesa è alta: prendi la macchina e parti.

Adesso consideriamo un esempio che ci porta a procrastinare:

Immagina di dover scrivere un breve saggio e di avere quattro settimane di tempo per farlo. Sei abbastanza sicuro nelle tue abilità, ma allo stesso tempo non credi di poter prendere il massimo dei voti. Non otterrai un mucchio di valore da questo saggio. Certamente potresti ottenere un buon voto se ci provi seriamente, ma non è che questo saggio ti faccia guadagnare dei soldi. Per queste ragioni diventi più impulsivo. Siamo sinceri, puoi impiegare il tuo tempo in cose migliori, giusto? E poi hai quattro settimane di tempo per finire questo saggio, quindi non c'è nessuna urgenza di cominciare subito, perciò per il momento lo metti da parte. Boom - procrastini!

Ecco qui i componenti base della motivazione. Adesso consideriamo come avere un sistema aiuti ad affrontare ciascuno di questi componenti della motivazione in modo da evitare di procrastinare.

Quando dico "sistema", ciò che intendo è avere un modo di organizzare il tuo lavoro. Per esempio, il mio sistema include strumenti di lavoro come Asana, Evernote e Sunrise Calendar che mi permettono di essere organizzato, pianificare il mio tempo e eseguire in modo efficace. Ma un sistema non è solo basato sugli strumenti di lavoro, è più che altro adottare le abitudini giuste che ti permettano di lavorare in modo più efficace. Per esempio, darsi il tempo di programmare i tuoi compiti per il giorno successivo, tenere un diario e fare recensioni mensili. Un sistema è un metodo onnicomprensivo che spiega COME fare il tuo lavoro.

Consideriamo adesso come avere il sistema giusto vada passo a passo con la teoria motivazionale:

Aspettativa - un sistema ci dà la convinzione di poter fare qualcosa. Per esempio, spesso puoi pensare di non avere il tempo di fare alcune cose. Beh, ripensaci! Cerca di capire quanto tempo ci vorrà a fare queste cose, poi pianifica tranci di tempo necessari a completarle sul tuo calendario. Quando inserisci tutto sul tuo calendario in questo modo, puoi letteralmente vedere quanto tempo ogni compito necessita. Nella tua mente puoi visualizzare te stesso completare queste attività in tempo. Passare attraverso questo processo di pianificazione aiuta a migliorare la fiducia in se stessi, imparando che in effetti possiamo farcela.

L'altra cosa da notare a questo proposito è che tenere tutte le tue idee e promemoria mentali chiusi nella tua testa, può diventare un po' troppo travolgente. Passare attraverso il processo di tirare ogni cosa fuori dalla tua testa e inserirla in un sistema che usa strumenti come ToDoist o Asana, fa sì che non ti devi più preoccupare di ricordarti le cose da fare e spontaneamente inizi a credere di più in te stesso.

Valore - ogni buon sistema inizia con la pianificazione. Passando attraverso un buon processo di pianificazione e cercando di capire quali sono gli obiettivi più importanti, puoi aumentare il valore percepito che si guadagna facendo qualcosa. In poche parole questo è cosa vuol dire porsi degli obiettivi, no? Vuol dire definire chiaramente il risultato che si vuole ottenere. Avendo ben chiari i tuoi obiettivi hai maggior ragione per fare il lavoro necessario per raggiungerli e meno rischio di procrastinare.

Impulsività - quando passi attraverso il processo di pianificazione e programmazione descritto sopra, firmi un tacito accordo con te stesso, concordando di fare qualcosa. Ti dici: "Realizzerò ABC in tempo per XYZ e così facendo raggiungerò questo risultato". Quando crei una struttura attorno ai tuoi obiettivi e lavori in questo modo, hai meno possibilità di essere impulsivo e sei più responsabile per questi risultati.

Rinvio - questo è un po' più difficile da mitigare perché in genere ciò è al di fuori del tuo controllo. Quando non hai molto tempo per fare qualcosa, il tuo sistema può aiutarti a pianificare, fissare le priorità e eseguire i passi più essenziali necessari a raggiungere il risultato prefissato. Quando hai molto tempo per completare un'attività, hai un po' più di flessibilità. Ma solo perché hai più tempo, non significa che devi usarlo tutto. Il tuo sistema può aiutarti a finire il lavoro più in fretta e a fare sì che non passi troppo tempo a farlo.

Avere il sistema giusto dà struttura al tuo lavoro e permette di mitigare le cause del procrastinare.

Come ho detto prima, la disciplina è la tua volontà di fare ciò che è necessario quando la motivazione non è presente. Così quando incontri la motivazione che tira (cioè stai facendo qualcosa perché devi, non perché vuoi) allora hai bisogno di essere più disciplinato. Però, se stai facendo qualcosa che ti appassiona, la disciplina è meno importante.

Questo non significa che non hai bisogno di disciplina quando lavori su quello che vuoi fare. Hai sempre bisogno di disciplina per fissare le priorità e scegliere le cose giuste da fare prima.

La cosa buona nell'avere un sistema è che aiuta a creare più disciplina nel tuo lavoro senza considerare se hai voglia di farlo o meno. Quindi se non vuoi fare qualcosa, ma hai un sistema in atto, puoi farla lo stesso in modo efficace. E se sei disciplinato e fai qualcosa che ti piace, allora sarai altamente motivato e avrai più possibilità di svolgerla in tempo ed evitare di procrastinare.